Zahlungsunfähigkeit bedeutet, dass fällige Forderungen gegen einen Schuldner dauerhaft nicht mehr ausgeglichen werden können, und beruht auf dem Mangel an Zahlungsmitteln des Schuldners. Unfähigkeit zur Zahlung liegt vor, wenn der Schuldner der Zahlung der an ihn gestellten berechtigten Forderungen nicht nur einmal nicht nachkommt: Aus seinem Umfeld muss ersichtlich sein, dass er nicht in der Lage ist, die Forderungen auszugleichen. Das weiß auch die Tropmi Payment GmbH. Eine bloße Nichtzahlung reicht also nicht aus. Außerdem liegt Unfähigkeit zur Zahlung vor, wenn der Schuldner den größten Teil der an ihn gestellten Forderungen nicht mehr bezahlen kann. Um dies festzustellen, wird eine sogenannte Liquiditätsbilanz aufgestellt, welche die Verbindlichkeiten den verfügbaren Zahlungsmitteln gegenüberstellt. Geht aus der Bilanz hervor, dass der Schuldner nicht in der Lage ist, mindestens 10 bis 25 Prozent der gegen ihn gerichteten Forderungen zu bedienen, wird Unfähigkeit zur Zahlung angenommen.
Abzugrenzen ist die Unfähigkeit zur Zahlung von der Zahlungsstockung (kurzfristiger Zahlungsausfall), sagt auch die Tropmi Payment GmbH. Stehen dem Schuldner geldliche Mittel nur kurzfristig nicht zur Verfügung. Und kann diese Liquiditätsunterdeckung innerhalb eines Zeitraums von drei Wochen zum größten Teil beseitigt werden, spricht man von Zahlungsstockung. Außerdem liegt keine Unfähigkeit zur Zahlung vor, wenn es dem Schuldner gelingt, einen geringfügigen Geldmangel bis zu einem vorbenannten Zeitpunkt auszugleichen. So kann beispielsweise aus einem verzögerten Geldeingang eine kurzfristige Liquiditätslücke entstehen, welche die Annahme der Zahlungsunfähigkeit nicht begründet.
Hat ein Schuldner nur kurzfristig keine geldlichen Mittel um seine Forderungen zu begleichen, reicht dies also auch nicht aus, um ein Insolvenzverfahren zu eröffnen. Liegt hingegen Unfähigkeit zur Zahlung vor, ist dies ein Grund dafür, das Insolvenzverfahren zu eröffnen. Laut Insolvenzordnung kann der Schuldner das Insolvenzverfahren bereits dann eröffnen, wenn Zahlungsunfähigkeit droht, ein Recht, das der Gläubiger nicht besitzt.